Un seul moteur d'approbation pour les 16 modules : achats, paiements, factures, paie, ajustements de stock, écritures, budget. On définit une fois qui autorise quoi et à partir de quel montant — et chaque signature laisse une trace.
Ce que cela résout
Dans la plupart des entreprises, l'autorisation vit dans un message WhatsApp, un e-mail ou une conversation de couloir. Cela fonctionne jusqu'au jour où il faut expliquer qui a approuvé un achat de deux cent mille : il n'y a alors aucun document, seulement des souvenirs qui ne concordent pas. Et pendant ce temps, personne ne voit ce qui attend une approbation.
Ce qui est inclus
Achats, Comptes fournisseurs, Comptes clients, Facturation, Stocks, Paie, Banques, Caisse, Petite caisse, Comptabilité, Immobilisations, Budget, CRM, ConstructFlow, Prestamello et Support utilisent le même. La règle se définit une fois, pas seize.
Jusqu'à X, c'est le responsable de service qui approuve ; au-delà, la direction. La limite s'écrit une fois et cesse d'être discutée à chaque document.
Ce n'est pas un avertissement qu'on peut ignorer : le moteur bloque l'exécution. Ce qui attend une approbation n'est ni payé, ni expédié, ni comptabilisé.
Chaque approbateur voit ce qui le concerne dans une liste, avec son ancienneté. Ce qui est bloqué depuis trois jours se voit, au lieu d'être découvert quand quelqu'un réclame.
Qui l'a demandé, qui l'a approuvé ou refusé, quand et avec quelle note. C'est ce qui transforme « je crois que c'est Juan qui l'a autorisé » en document.
Ce n'est pas qu'un statut : il renvoie le document là où il doit être, pour que le demandeur puisse le corriger au lieu de tout recommencer.
Comment ça marche
Qui approuve, à partir de quel montant et avec combien d'approbateurs par tranche.
Par module et par type de document : tout n'a pas besoin d'une signature.
Ce qui est en attente se voit, on approuve ou on refuse, et le document poursuit tout seul.
Dans le détail
À l'approbation, le document s'applique tout seul : la commande part, le paiement entre dans le lot, l'écriture est comptabilisée. Les séparer, c'est ce qui laisse des choses approuvées et non faites.
C'est pourquoi chaque niveau en accepte plusieurs. Avec un seul, ses vacances arrêtent les achats de l'entreprise — et personne ne l'avait prévu au paramétrage.
Refuser sans dire pourquoi oblige à une conversation pour le savoir, et cette conversation est précisément ce que le circuit devait éviter.
Le moteur est commun, mais approuver une facture ne veut pas dire la même chose qu'approuver un ajustement de stock. Chaque module définit son effet sans réécrire le circuit.
Si le document n'a plus lieu d'être, la demande est retirée au lieu de rester indéfiniment dans la boîte de quelqu'un.
Et le demandeur en reçoit un quand c'est résolu. Un circuit qui dépend de quelqu'un pensant à consulter sa boîte est un circuit qui cale le vendredi.
Pour qui
Et aujourd'hui l'autorisation se demande par message.
Et il faut prouver qui a autorisé chaque chose.
Parce que personne ne sait ce qui attend sa signature.
Questions fréquentes
Non. Il vient avec la plateforme et traverse tous les modules que vous avez souscrits. Ce n'est pas un module payant.
Oui, c'est l'usage normal : on définit des tranches de montant et chacune a ses approbateurs.
C'est pourquoi chaque niveau accepte plusieurs approbateurs. Avec un seul, son absence arrête le processus — mieux vaut l'anticiper au paramétrage.
Oui : la boîte est un écran comme un autre de la plateforme et fonctionne dans le navigateur mobile.
Oui : qui a demandé, qui a tranché, quand et avec quelle note, rattaché au document à l'origine de la demande.
L'approbation exécute le document, on le corrige donc par la voie propre à ce document — un avoir, une écriture d'extourne — et cette voie est elle aussi enregistrée.
Et aussi
Nous vous montrons Approbations en fonctionnement sur un cas proche du vôtre, sans engagement.