Un solo motore di approvazioni per tutti i 16 moduli: acquisti, pagamenti, fatture, buste paga, rettifiche di magazzino, scritture, budget. Si definisce una volta chi autorizza che cosa e da quale importo — e di ogni firma resta traccia.
Che cosa risolve
Nella maggior parte delle aziende l'autorizzazione vive in un messaggio WhatsApp, in una email o in una chiacchierata di corridoio. Funziona finché non bisogna spiegare chi ha approvato un acquisto da duecentomila: allora non c'è nessun documento, solo ricordi che non coincidono. E intanto, quello che aspetta approvazione non lo vede nessuno.
Che cosa include
Acquisti, Debiti verso fornitori, Crediti verso clienti, Fatturazione, Magazzino, Buste paga, Banche, Cassa, Piccola cassa, Contabilità, Cespiti, Budget, CRM, ConstructFlow, Prestamello e Supporto usano lo stesso. La regola si definisce una volta, non sedici.
Fino a X approva il responsabile di area; oltre, la direzione. Il confine si scrive una volta e smette di essere discusso su ogni documento.
Non è un avviso che si può ignorare: il motore blocca l'esecuzione. Ciò che aspetta approvazione non si paga, non si spedisce e non si contabilizza.
Ogni approvatore vede il suo in un elenco, con da quanto tempo aspetta. Ciò che è fermo da tre giorni si vede, invece di scoprirlo quando qualcuno reclama.
Chi l'ha richiesto, chi l'ha approvato o respinto, quando e con quale nota. È ciò che trasforma «credo che l'abbia autorizzato Juan» in un documento.
Non resta uno stato: riporta il documento dove deve stare, così chi l'ha chiesto può correggerlo invece di ricominciare.
Come funziona
Chi approva, da quale importo e con quanti approvatori per fascia.
Per modulo e per tipo di documento: non tutto ha bisogno di firma.
Ciò che è in sospeso si vede, si approva o si rifiuta, e il documento prosegue da solo.
Nel dettaglio
All'approvazione il documento si applica da solo: l'ordine si emette, il pagamento entra nella distinta, la scrittura si contabilizza. Separarli è ciò che lascia le cose approvate e non fatte.
Per questo ogni livello ne ammette più di uno. Con uno solo, le sue ferie fermano gli acquisti dell'azienda e nessuno l'aveva previsto configurandolo.
Rifiutare senza dire perché costringe a una conversazione per scoprirlo, e quella conversazione è proprio ciò che il flusso doveva evitare.
Il motore è comune, ma approvare una fattura non significa lo stesso che approvare una rettifica di magazzino. Ogni modulo definisce il proprio effetto senza riscrivere il flusso.
Se il documento non ha più senso, la richiesta si ritira invece di restare per sempre nella casella di qualcuno.
E al richiedente quando si risolve. Un flusso che dipende dal fatto che qualcuno si ricordi di guardare la casella è un flusso che si ferma il venerdì.
Per chi
E oggi l'autorizzazione si chiede per messaggio.
E bisogna dimostrare chi ha autorizzato ogni cosa.
Perché nessuno sa che cosa sta aspettando la sua firma.
Dubbi frequenti
No. Arriva con la piattaforma e attraversa tutti i moduli che hai attivato. Non è un modulo a pagamento.
Sì, è l'uso normale: si definiscono fasce di importo e ciascuna ha i suoi approvatori.
Per questo ogni livello ammette più approvatori. Con uno solo, la sua assenza ferma il processo — ed è bene prevederlo in configurazione.
Sì: la casella è una schermata come le altre e funziona nel browser del telefono.
Sì: chi ha richiesto, chi ha risolto, quando e con quale nota, collegato al documento che ha originato la richiesta.
L'approvazione esegue il documento, quindi si corregge per la via che quel documento prevede — una nota di credito, una scrittura di storno — e anche quella via resta registrata.
E inoltre
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