Un motor, 16 módulos
Compras, CxP, CxC, Facturación, Inventario, Nómina, Bancos, Caja, Caja Chica, Contabilidad, Activos, Presupuesto, CRM, ConstructFlow, Prestamello y Soporte usan el mismo. La regla se define una vez, no dieciséis.
Un solo motor de aprobaciones para los 16 módulos: compras, pagos, facturas, nómina, ajustes de inventario, asientos, presupuesto. Se define una vez quién autoriza qué y desde cuánto — y queda constancia de cada firma.
Lo que resuelve
En la mayoría de las empresas la autorización vive en un WhatsApp, un correo o una conversación de pasillo. Funciona hasta el día que hay que explicar quién aprobó una compra de doscientos mil, y entonces no hay documento, solo memorias que no coinciden. Y mientras tanto, lo que espera aprobación no lo ve nadie.
Lo que incluye
Compras, CxP, CxC, Facturación, Inventario, Nómina, Bancos, Caja, Caja Chica, Contabilidad, Activos, Presupuesto, CRM, ConstructFlow, Prestamello y Soporte usan el mismo. La regla se define una vez, no dieciséis.
Hasta X lo aprueba el jefe de área; por encima, la gerencia. La frontera se escribe una vez y deja de discutirse en cada documento.
No es un aviso que se puede ignorar: el motor bloquea la ejecución. Lo que espera aprobación no se paga, no se despacha y no se contabiliza.
Cada aprobador ve lo suyo en una lista, con su antigüedad. Lo que lleva tres días parado se ve, en vez de descubrirse cuando alguien reclama.
Quién solicitó, quién aprobó o rechazó, cuándo y con qué nota. Es lo que convierte «creo que lo autorizó Juan» en un documento.
No se queda en un estado: revierte el documento a donde debe estar, para que quien lo pidió pueda corregirlo en vez de empezar de nuevo.
Cómo funciona
Quién aprueba, desde qué importe y con cuántos aprobadores por tramo.
Por módulo y por tipo de documento: no todo necesita firma.
Lo pendiente se ve, se aprueba o se rechaza, y el documento sigue solo.
En el detalle
Al aprobar, el documento se aplica solo: la orden se emite, el pago entra en la corrida, el asiento se contabiliza. Separarlos es lo que hace que algo quede aprobado y sin hacer.
Por eso cada nivel admite varios. Con uno, sus vacaciones detienen las compras de la empresa y nadie lo previó al configurarlo.
Rechazar sin decir por qué obliga a una conversación para averiguarlo, y esa conversación es justo lo que el flujo debía evitar.
El motor es común, pero qué significa aprobar una factura no es lo mismo que aprobar un ajuste de inventario. Cada módulo define su efecto sin reescribir el flujo.
Si el documento ya no procede, la solicitud se retira en vez de quedarse esperando para siempre en la bandeja de alguien.
Y al solicitante cuando se resuelve. Un flujo que depende de que alguien entre a mirar la bandeja es un flujo que se para los viernes.
Para quién
Y hoy la autorización se pide por mensaje.
Y hay que demostrar quién autorizó cada cosa.
Porque nadie sabe qué está esperando su firma.
Dudas habituales
No. Viene con la plataforma y atraviesa todos los módulos que tengas contratados. No es un módulo de pago.
Sí, ese es el uso normal: se definen tramos de importe y cada uno tiene sus aprobadores.
Por eso cada nivel admite varios aprobadores. Con uno solo, su ausencia detiene el proceso — y conviene preverlo al configurarlo.
Sí: la bandeja es una pantalla más de la plataforma y funciona en el navegador del móvil.
Sí: quién solicitó, quién resolvió, cuándo y con qué nota, ligado al documento que originó la solicitud.
La aprobación ejecuta el documento, así que se corrige por el camino que ese documento tenga —una nota de crédito, un asiento de reversión— y ese camino también queda registrado.
Y además
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