Retenciones a proveedores: el descuento que descuadra la cuenta del proveedor
Retener mal no da error: deja al proveedor reclamando un saldo que tú crees pagado. Por qué pasa y cómo se cierra desde la ficha del proveedor.
Qué es y por qué descuadra
Al pagarle a ciertos proveedores no se le entrega el importe completo: una parte se retiene y se entera al fisco en su nombre. Al proveedor se le da un comprobante de esa retención.
El descuadre aparece cuando la retención se registra como si fuera un pago menor. Entonces la factura queda con un saldo pendiente que no se debe, el proveedor reclama, y alguien acaba pagando dos veces o dejando el saldo ahí para siempre.
La retención no reduce la deuda con el proveedor: la traslada al fisco. La factura se salda completa, con una parte en efectivo y otra en retención. Si el sistema no tiene ese concepto, no hay forma de registrarlo bien.
Dónde se equivoca todo el mundo
- Se retiene a quien no corresponde. El porcentaje y la obligación dependen del tipo de proveedor y del tipo de servicio. Aplicarlo por costumbre falla en los casos nuevos.
- Se aplica el porcentaje equivocado. No hay uno solo: cambian según el concepto.
- Se calcula sobre la base equivocada. Sobre el total con impuesto, cuando iba sobre otra base, o al revés.
- No se emite el comprobante. El proveedor necesita ese documento para acreditar lo retenido. Sin él, el problema es suyo y tuyo.
- No llega al reporte. Lo retenido hay que declararlo. Si vive solo en la factura y no en el reporte, falta al declarar.
Se arregla en el proveedor, no en el pago
Como con los formatos 606 y 607, el arreglo no está donde aparece el problema:
- El tipo de proveedor y su régimen se definen al darlo de alta, una vez.
- El tipo de servicio va en el documento, y de ahí sale qué retener.
- El sistema propone la retención; la persona confirma, no calcula.
- El comprobante se emite con el pago, no como un trámite aparte que alguien recuerde.
- El reporte sale de las retenciones registradas, no de una hoja paralela.
Los porcentajes, las bases y los tipos de proveedor obligados a retención los define la normativa de cada país y se actualizan. Confirma los vigentes con tu contador o el organismo correspondiente.