Orden, recepción y factura: los tres documentos que casi nadie compara
Se paga de más porque nadie compara lo que se pidió con lo que llegó y con lo que facturan. El control es de los tres, y falla siempre en el mismo punto.
Tres momentos, tres documentos, tres cifras
Una compra pasa por tres momentos, y cada uno genera su documento con su cifra:
- Lo que pediste — la orden de compra: cantidad y precio acordados.
- Lo que llegó — la recepción: lo que de verdad entró al almacén.
- Lo que te cobran — la factura del proveedor.
Cuando las tres coinciden, se paga sin pensar. El control consiste en no pagar nada donde no coincidan las tres. Suena obvio; casi nadie lo hace.
Dónde falla siempre
Lo interesante es que el fallo casi nunca está en la factura. Está en el medio:
- Se recibe sin comparar con la orden. El almacén anota lo que llegó, sin mirar si es lo que se pidió. Si llegaron 95 de 100, la diferencia aparece semanas después.
- Se factura lo pedido, no lo recibido. El proveedor factura la orden completa y nadie cruza con la recepción parcial.
- El precio de la factura no es el de la orden. Una subida que nadie autorizó, y que se paga porque la factura ya está aprobada.
- Se recibe mercancía sin orden. El caso más difícil: llegó algo que nadie pidió formalmente, y ahora hay que decidir si se paga.
La devolución al proveedor es el punto más descuidado: se devuelve la mercancía, y si no se enlaza con su nota de crédito, se acaba pagando la factura completa de algo que ya no se tiene.
Las tolerancias, que son lo que hace usable el control
Un control que bloquea por un céntimo se desactiva en una semana. Por eso hacen falta tolerancias, y decidirlas es parte del trabajo:
- Una diferencia de cantidad pequeña en productos a granel es normal; en equipos, no.
- Una diferencia de precio dentro de un margen pactado puede pasar; por encima, va a aprobación.
- Y sobre todo: lo que se salta la tolerancia no se bloquea en silencio. Va a alguien que decide, con su nombre.
Lo que se gana, más allá de no pagar de más
- Se sabe qué se debe antes de recibir la factura. La mercancía recibida y no facturada es una deuda real, y si no está registrada, el pasivo está incompleto.
- El costo del inventario se forma al recibir, no al facturar, que es cuando debe formarse.
- Se mide al proveedor con datos: cuánto tarda de verdad, cuántas veces entrega incompleto. Eso alimenta el punto de reorden.