Cuándo volver a pedir: el cálculo que evita quedarse sin y comprar de más
Comprar cuando se acaba llega tarde. El punto de reorden no es una cifra fija: depende de cuánto vendes, cuánto tarda el proveedor y cuánto varían los dos.
Los dos errores cuestan lo mismo
Quedarse sin producto y comprar de más parecen problemas opuestos, y los dos salen de lo mismo: no saber cuándo pedir.
- Quedarse sin es una venta perdida y, a veces, un cliente que descubre que el competidor sí tenía.
- Comprar de más es dinero parado en una estantería, con riesgo de caducar o quedarse obsoleto.
La empresa que compra «cuando se ve poco» suele tener las dos cosas a la vez: exceso de lo que rota lento y faltantes de lo que rota rápido.
El cálculo, sin misterio
El punto de reorden es la cantidad a la que hay que lanzar el pedido para que llegue antes de acabarse. Se construye con tres cosas:
- Cuánto vendes al día de ese artículo, medido sobre un período representativo.
- Cuánto tarda el proveedor desde que pides hasta que la mercancía está disponible para vender. No desde que la despacha: desde que la puedes vender.
- Cuánto varían los dos. Ese margen es el stock de seguridad, y es lo que absorbe la semana en que se vendió el doble o el proveedor se retrasó.
Lo importante es el tercer punto: sin margen de seguridad, el punto de reorden acierta la mitad de las veces, que es justo lo que pasa cuando se calcula con promedios limpios.
Los detalles que lo estropean
- El plazo del proveedor no es el que dice el proveedor. Es el que se mide: fecha de pedido contra fecha de disponibilidad, sobre los últimos pedidos reales.
- Los artículos estacionales no se pueden calcular con el promedio anual. El promedio de un producto de temporada no describe ningún mes del año.
- La promoción rompe el cálculo. Una campaña multiplica la demanda; si el punto de reorden no lo sabe, se agota a los dos días.
- El mínimo del proveedor manda. De poco sirve calcular que necesitas 7 si el proveedor vende cajas de 24.
Un sistema de reposición que nace con todos los umbrales en cero no avisa de nada, y parece que funciona: no da errores, simplemente nunca sugiere comprar. Los umbrales hay que ponerlos artículo por artículo, o al menos por familia.
Antes del cálculo, el dato
Nada de esto sirve si el inventario no cuadra. Un punto de reorden calculado sobre existencias equivocadas propone comprar lo que sobra y no propone lo que falta.
Por eso el orden es: primero que el inventario cuadre, después automatizar la reposición. Al revés se automatiza el error.