Por qué el inventario nunca cuadra

Casi nunca es robo

Cuando el conteo físico no coincide con el sistema, la primera sospecha suele ser que falta mercancía. A veces es verdad. Pero en la mayoría de los casos que hemos visto, la mercancía está: lo que falla es el registro.

Y el registro falla por causas concretas y repetidas, no por mala suerte. Lo que sigue son las seis que aparecen una y otra vez.

Las seis causas

• La mercancía entró antes que el papel. Llegó el camión, se descargó y se puso en la estantería. La factura del proveedor se registró tres días después. Entre medias, el sistema dice una cosa y el almacén otra — y las ventas de esos días salen de un stock que el sistema no sabe que existe.
• Se vendió sin descontar. Una venta que no genera movimiento de inventario. Pasa con las facturas hechas por fuera del sistema y con los módulos que no están conectados entre sí.
• La unidad de medida cambió por el camino. Se compra por cajas y se vende por unidades. Si la conversión no está bien puesta, el error se multiplica literalmente: una caja de 24 descontada como una unidad deja 23 fantasma.
• Las devoluciones no vuelven. El cliente devuelve, se le hace la nota de crédito, y la mercancía se queda en un rincón sin volver a entrar en el sistema.
• Las mermas no se registran. Lo que se rompe, lo que caduca, lo que se usa internamente. Si no se da de baja, el sistema lo sigue contando durante meses.
• Los traslados quedan a medias. Salió de un almacén y no llegó a registrarse la entrada en el otro. Está en la empresa, pero no está en ningún sitio para el sistema.

Y luego está el costo, que es el problema de verdad

Descuadrar en cantidades es molesto. Descuadrar en costo es lo que se lleva el margen por delante, y es mucho menos visible.

Si el costo de un artículo está mal, cada venta de ese artículo reporta un margen equivocado. No hay error, no hay aviso: el informe de rentabilidad dice algo que no es. Se decide sobre él —qué promocionar, qué descatalogar, a quién comprarle— y se decide mal. Lo desarrollamos en costo promedio o PEPS.

Cómo se arregla, en orden

El error habitual es empezar por el conteo. Contar un almacén cuyos procesos siguen rotos da un número exacto que vuelve a estar mal en dos semanas. El orden que funciona es:

• Primero, cerrar las entradas y salidas sin registro. Que no se pueda sacar mercancía sin un documento y que la recepción se registre al recibir, no al facturar.
• Segundo, arreglar las conversiones de unidad. Es un rato de trabajo y elimina una clase entera de errores.
• Tercero, contar. Ahora sí, y con el conteo se ajusta.
• Cuarto, conteos cíclicos. No un inventario general al año, que además obliga a parar. Unos pocos artículos cada semana, empezando por los de más rotación y más valor.

Lo que no funciona es lo contrario: contar primero y prometer que a partir de ahora se registrará todo. Eso ya se prometió el año pasado.