Lotes y vencimientos: cuándo hacen falta de verdad y qué cuesta no tenerlos
Llevar lotes da trabajo y no todo el mundo lo necesita. Pero cuando hace falta y no está, el coste no es operativo: es una retirada de producto que no se puede acotar.
Cuándo hace falta y cuándo es sobrecarga
Llevar lotes obliga a identificar cada entrada y a elegir de qué lote sale cada salida. Es trabajo real en el almacén, y no siempre compensa.
Hace falta cuando se cumple alguna de estas:
- El producto caduca — alimentación, farmacia, química, cosmética.
- Hay que poder retirar del mercado un grupo concreto sin retirarlo todo.
- La normativa del sector exige trazabilidad hacia el cliente final.
- El proveedor factura garantías por lote, o los defectos vienen agrupados.
Si no se cumple ninguna, llevarlos por si acaso solo añade pasos al almacén.
Lo que cuesta no tenerlos, cuando hacían falta
El coste no aparece hasta el día del problema, y entonces aparece entero:
- Una retirada que no se puede acotar. Si no sabes qué unidades venían de ese lote, retiras todo el producto y avisas a todos los clientes.
- Caducados que se descubren en la estantería. Sin fecha en el sistema, nadie avisa antes; lo detecta el cliente o el conteo.
- No se puede vender por orden de caducidad. Sale lo que está delante, y lo que está detrás caduca.
- La reclamación al proveedor es imposible de sostener sin poder demostrar de qué entrega venía la mercancía defectuosa.
El caso que convence a todo el mundo: un cliente llama por un producto en mal estado. Con lote, sabes qué otras unidades de esa entrega salieron y a quién. Sin lote, la respuesta honesta es «no lo sé».
Lo que hay que resolver para que se use
La trazabilidad se abandona cuando estorba. Lo que decide que siga viva:
- Que el lote se capture al recibir, con lectura de código si se puede, y no tecleando.
- Que al vender, el sistema proponga el lote que toca —el más próximo a caducar— en vez de preguntar.
- Que avise de lo que va a caducar con margen para moverlo, no cuando ya caducó.
- Que desde un lote se pueda ver a qué clientes fue, y desde una venta, de qué lote salió. En los dos sentidos.
Y un detalle que se pasa por alto: los lotes también entran en el conteo. Contar 40 unidades sin saber de qué lotes deja el inventario cuadrado en total y descuadrado en detalle.