Emparejamiento a tres bandas
Orden ↔ recepción ↔ factura, comparadas solas, con las discrepancias de cantidad y precio señaladas. Es el control que evita pagar lo que no llegó.
Disponible
Requisiciones con su matriz de aprobación, cotizaciones comparadas lado a lado, emparejamiento a tres bandas y liquidación de importaciones. Solo se paga lo que se pidió, llegó y está facturado igual.
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Sin Compras
Cuando cada quien compra por su cuenta, se pierde el poder de negociación, nadie compara precios y la factura del proveedor se paga sin comprobar que coincide con lo que se pidió y con lo que llegó. En una importación el problema es mayor: el costo real solo se sabe meses después, cuando ya se vendió a un precio mal calculado.
Lo que resuelve
Orden ↔ recepción ↔ factura, comparadas solas, con las discrepancias de cantidad y precio señaladas. Es el control que evita pagar lo que no llegó.
Quién autoriza qué compra según cuánto cuesta. Es el control central del módulo: sin él, una compra grande depende de a quién se le preguntó.
Lo que ofreció cada proveedor invitado: total, días de entrega y su calificación. Pedir tres precios deja de ser una intención.
La liquidación reparte flete, seguro, arancel y aduana entre los artículos recibidos. El costo real de lo importado deja de ser una estimación.
Tiempo de entrega real, cumplimiento de entregas y evaluaciones. Se negocia con datos y se sabe de quién se depende demasiado.
Cada importación seguida desde el origen: incoterm, puertos, agente aduanal y qué documento le falta. Un documento que falta detiene el contenedor.
Cómo funciona
La matriz de aprobación por rangos de importe, y los compradores por categoría.
Con sus plazos, sus contratos de precio y su perfil de retenciones.
Requisición, cotización, orden, recepción y factura. Cada paso deja su documento.
En el detalle
No la orden ni la factura. Una orden con recepción pendiente es dinero comprometido que todavía no llegó, y tiene su propio reporte.
Si un nivel cambia de rango sin mirar a sus vecinos, un importe cae en tierra de nadie y la compra se queda parada sin que nadie sepa por qué.
Repartir el flete por valor o por peso da costos distintos para el mismo embarque. La liquidación lo deja explícito en vez de suponerlo.
Los e-CF que envían los proveedores llegan a un buzón donde se aceptan o se rechazan, y quedan ligados a su factura para el reporte fiscal.
El reporte de cumplimiento mide las dos cosas a la vez. Es lo que convierte una queja en una conversación con números.
Lo que se pensó que costaría frente a lo que costó. Repetir el error de estimación es lo que descuadra el precio de venta.
Para quién es
Y no sabes si te están cobrando lo pactado.
Y el costo real lo sabes cuando ya la vendiste.
Y hoy una compra grande se aprueba de palabra.
Dudas habituales
Comparar la orden, la recepción y la factura del proveedor. Si las tres no coinciden en cantidad y precio, la factura queda señalada y no debería pagarse.
Sí: embarques con incoterm, puertos, agente aduanal y documentos; y la liquidación que reparte flete, seguro y aranceles para dar el costo puesto en bodega.
Sí, con la matriz de aprobación: rangos de importe con sus aprobadores. Conviene poner más de uno por nivel, para que una ausencia no detenga las compras.
Sí: tiempo de entrega real, cumplimiento, discrepancias y evaluaciones, con una ficha que junta todo por proveedor.
Sí. La recepción entra existencia y ajusta el costo promedio; la factura del proveedor genera la cuenta por pagar con sus retenciones.
Sí, con la recepción rápida, para la compra de mostrador o la urgencia. Queda registrada como tal, que es lo que permite medir cuántas hay.
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