Multi-empresa de verdad: qué preguntar si tienes más de una sociedad
Casi todos los sistemas dicen que soportan varias empresas. La diferencia entre decirlo y hacerlo se ve en cuatro preguntas concretas.
Dos cosas muy distintas con el mismo nombre
«Multi-empresa» significa dos cosas completamente distintas según quién lo diga:
- Varias instalaciones separadas. Cada empresa su base de datos, su acceso, su configuración. Funciona, pero cada cambio se hace tantas veces como empresas tengas, y consolidar es un Excel.
- Un sistema que entiende que hay varias empresas. Datos separados donde deben estarlo, compartidos donde tiene sentido, y un solo sitio donde trabajar.
Lo segundo es bastante más difícil de construir, y por eso lo primero se vende con el mismo nombre.
Las cuatro preguntas que lo distinguen
- ¿Un cliente que compra en dos de mis empresas está dos veces? Si hay que darlo de alta en cada una, cualquier corrección hay que hacerla dos veces, y basta con que una copia tenga el número fiscal mal para que esas facturas salgan mal.
- ¿Puedo cambiar de empresa sin volver a entrar? Parece cómodo y es más que eso: indica si el sistema entiende el concepto o si son instalaciones disfrazadas.
- ¿Los permisos son por empresa? Alguien puede necesitar ver todo de una y nada de otra. Si los permisos son globales, o ve todo o no ve nada.
- ¿Puedo consolidar sin exportar? Ver el conjunto sin armar una hoja aparte cada mes.
Y una quinta, la que de verdad importa: pide ver una pantalla cualquiera —un listado de clientes, un informe de ventas— con dos empresas cargadas. Si aparece algo de la otra empresa, aunque sea un nombre en un desplegable, eso es una fuga. En un sistema bien hecho no pasa nunca.
Qué se comparte y qué no
La línea correcta no es «todo separado». Hay cosas que compartir es lo sensato:
- Se comparte: el catálogo de clientes y proveedores con su identificación fiscal —un RNC no cambia según con cuál de tus empresas facture—, los países, las monedas.
- NO se comparte nunca: la contabilidad, la numeración de comprobantes, los saldos, el inventario, la nómina, los permisos y cualquier dato de operación.
Confundir esa línea en cualquiera de las dos direcciones da problemas: compartir de más es una fuga; separar de más obliga a mantener el mismo dato en varios sitios, y entonces divergen.