Por qué lo cobrado nunca coincide con lo que entró al banco
Cinco causas por las que el total de recibos del mes y el depósito del banco no cuadran. Ninguna es un error de suma.
La diferencia siempre tiene explicación
Cierras el mes, sumas lo cobrado y lo comparas con lo que entró en las cuentas. No cuadra. Y como no cuadra por poco, la tentación es ajustar y seguir.
La diferencia casi nunca es un error de cálculo. Son cinco causas concretas, y cada una se trata distinto.
Las cinco causas
- El cheque está cobrado pero no depositado, o depositado y no acreditado. El recibo existe, el dinero todavía no. Hasta que el banco lo acredita, ese importe está en tránsito y tiene que verse como tal.
- La comisión bancaria. El cliente pagó 10.000 y entraron 9.970. La diferencia no es un cobro parcial: es un gasto, y va a su cuenta.
- La retención del cliente. En varios países el cliente retiene un porcentaje y te entrega un comprobante. Si no se registra como retención, parece que te pagó de menos y la factura queda con un saldo que nadie va a cobrar nunca.
- La diferencia cambiaria. Facturaste a una tasa y cobraste a otra. La diferencia es un resultado, no un descuadre. Lo tratamos en dónde se pierde el margen.
- Un cobro que entró al banco sin recibo. Transferencia de un cliente que no avisó. El dinero está y nadie sabe de qué factura es: acaba como un no identificado que envejece.
El patrón común
Mirando las cinco juntas, se ve el patrón: en todas hay un importe que existe y no está registrado como lo que es. Una comisión anotada como cobro parcial, una retención tratada como impago, una diferencia cambiaria metida en el ingreso.
Y todas producen el mismo síntoma final: facturas con saldos pequeños que nunca se cierran, y un cliente que cree haber pagado todo mientras tu sistema dice que debe 30.
Esos saldos minúsculos son más caros de lo que parecen: ensucian la antigüedad de saldos, hacen que el cobrador persiga importes que no existen y acaban castigados como incobrables sin haber sido nunca una deuda.
Qué debería hacer el sistema
- Distinguir el cobro del depósito, con el dinero en tránsito a la vista.
- Registrar comisión, retención y diferencia cambiaria como conceptos propios, cada uno a su cuenta.
- Cerrar la factura cuando la suma de todos esos conceptos cubre el importe, no solo el efectivo recibido.
- Tener una bandeja de cobros no identificados, para que un ingreso sin dueño se vea en vez de diluirse.