Centros de costo: por qué se configuran y luego nadie los usa
Se montan con ilusión en la implantación y a los tres meses la mitad de los gastos van a «general». Por qué pasa y cómo hacer que sobrevivan.
El patrón que se repite siempre
Es una de las historias más repetidas de cualquier implantación: se definen centros de costo por sucursal, por departamento o por proyecto, se configuran con cuidado… y a los tres meses la mayoría de los gastos van a uno genérico.
Cuando eso pasa, el informe por centro de costo no solo deja de servir: engaña. Muestra un departamento barato porque sus gastos acabaron en otro sitio.
Por qué mueren
- Son demasiados. Quien captura una factura tiene que elegir entre cuarenta opciones. Elige la primera o la genérica.
- Nadie sabe cuál toca. Un gasto de mantenimiento en una sucursal, ¿va a la sucursal o a mantenimiento? Si no está escrito, cada persona decide distinto y el informe mezcla criterios.
- No son obligatorios. El campo se puede dejar vacío, así que se deja.
- Nadie mira el informe. Y lo que no se mira, se deja de rellenar. Es la causa de fondo de casi todas las demás.
- Hay gastos que son de varios a la vez —el alquiler, la luz— y no hay una regla de reparto, así que van completos a uno o a ninguno.
Cómo hacer que sobrevivan
- Empezar con pocos. Cinco que se usen valen más que cuarenta que se rellenen al azar. Se pueden abrir más cuando los cinco funcionen.
- Que se propongan solos. El centro de costo se deduce del proveedor, del tipo de gasto o de quién lo pide. La persona confirma, no elige.
- Obligatorio donde importa. No en todo: en las cuentas de gasto donde el análisis vale algo.
- Reparto automático para los compartidos. El alquiler se reparte por una regla fija —metros, personas, ingresos— definida una vez.
- Que alguien mire el informe cada mes, y se note. Si el responsable de un centro recibe su gasto y responde por él, los datos se limpian solos.
La comprobación que dice si están vivos: qué porcentaje del gasto del último trimestre fue al centro genérico. Por encima de un tercio, el análisis por centro de costo no se puede usar para decidir nada.