Conciliación bancaria: las seis cosas que nunca cuadran
El saldo del banco y el de tu contabilidad no tienen por qué ser iguales. Lo que importa es poder explicar la diferencia en cinco minutos, no en dos días.
No tienen que coincidir, tienen que explicarse
El primer malentendido: el saldo del extracto y el de tu contabilidad no deberían ser iguales, y que lo sean por casualidad no significa nada.
La diferencia es legítima mientras esté explicada partida por partida. El trabajo de la conciliación no es igualar dos números: es dejar por escrito de qué está hecha la diferencia.
Las seis partidas de siempre
- Cheques emitidos y no cobrados. Los tienes descontados; el banco todavía no. La partida más grande casi siempre.
- Depósitos en tránsito. Los registraste, el banco los acredita al día siguiente.
- Comisiones y cargos. El banco los aplicó y tú te enteras al ver el extracto.
- Intereses y rendimientos abonados que nadie registró.
- Cobros directos de clientes que entraron sin avisar. Aparecen como no identificados hasta que alguien averigua de quién son.
- Errores, tuyos o del banco. Son los menos, pero existen.
Un cheque emitido hace ocho meses y nunca cobrado no es una partida conciliatoria: es un problema. O se perdió, o el proveedor ya cobró de otra forma, o no debía existir. Los cheques que envejecen en la conciliación hay que investigarlos, no arrastrarlos.
Cómo pasar de dos días a media hora
La conciliación es la tarea del cierre que más se beneficia de la automatización, porque el 90% de las líneas son cruces evidentes:
- Importar el extracto en lugar de teclearlo.
- Que el sistema proponga los cruces por importe, fecha y referencia, y la persona solo revise lo que no cuadró.
- Conciliar seguido, no al cierre. Una vez por semana son quince minutos; una vez al mes son dos días.
- Que las partidas pendientes envejezcan a la vista, con su antigüedad, para que lo viejo salte.
Y lo más importante: que los cobros y pagos nazcan en el sistema. Si la mitad de los movimientos no están registrados, la conciliación no es conciliar: es capturar. Lo vemos en por qué lo cobrado no cuadra con el banco.