Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

Zyntello, S.R.L., sociedad constituida y domiciliada en la República Dominicana, con operación comercial y de soporte en República Dominicana, Venezuela, Colombia, Guatemala y Costa Rica.

• Contacto de privacidad: info@zyntello.com
• Teléfono y WhatsApp: +1 829 639 9877
• Sitio web: https://zyntello.com
• Plataforma: https://app.zyntello.com

Esta Política forma parte integrante de nuestros Términos del Servicio.

2. Nuestro doble rol: responsable y encargado

Zyntello es una plataforma de software empresarial multiempresa. Por eso actuamos en dos roles distintos, y de ello depende ante quién debe usted ejercer sus derechos:

3. Qué datos tratamos y para qué

Las bases legales se expresan con la terminología del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea por ser la más precisa; los conceptos equivalentes aplican bajo las leyes locales indicadas en la sección 10.

4. Datos por módulo

Cada Suscriptor decide qué información carga. Estas son las categorías que cada módulo permite registrar, tratadas por Zyntello siempre en calidad de encargado:

Portales de consulta pública. Algunos módulos generan enlaces o códigos QR de consulta sin inicio de sesión (estado de un turno, estado de cuenta de un residente, boleto de un evento, ficha de un activo). Se acceden mediante un identificador aleatorio, muestran únicamente la información mínima necesaria y su activación depende del Suscriptor.

5. Con quién compartimos datos

Compartimos datos únicamente con los siguientes destinatarios y para los fines indicados:

Todos los proveedores actúan bajo sus propios compromisos de confidencialidad y seguridad. Las credenciales que el Suscriptor configura para integrarse con terceros se almacenan cifradas en nuestra base de datos.

6. WhatsApp y Meta

La Plataforma permite al Suscriptor comunicarse con sus propios contactos a través de WhatsApp, en dos modalidades: mediante un enlace de conversación que el Suscriptor abre manualmente, o mediante la API de WhatsApp Business cuando el Suscriptor configura sus credenciales.

6.1. Qué se transmite

Al enviarse un mensaje se transmiten el número telefónico del destinatario y el contenido del mensaje, que puede incluir el nombre del contacto, el número y estado de un documento, importes y enlaces a documentos o portales de consulta.

6.2. Quién es responsable

El Suscriptor es el remitente y el responsable del mensaje: determina el contenido, los destinatarios y la finalidad, y debe contar con el consentimiento previo del destinatario para contactarlo por ese canal. Zyntello no envía comunicaciones comerciales a los contactos de sus Suscriptores por iniciativa propia.

6.3. Finalidad de los mensajes

Los mensajes enviados desde la Plataforma son de naturaleza operativa o transaccional: facturas y cotizaciones, recibos y comprobantes, estados de cuenta, recordatorios de cobro y de mantenimiento, avisos de turno o de estado de un servicio, convocatorias y notificaciones de aprobación.

6.4. Derecho de baja

Si usted recibe mensajes de una empresa que utiliza Zyntello y no desea seguir recibiéndolos, puede responder solicitando la baja, bloquear el número o comunicarlo directamente a esa empresa, que debe atenderlo de inmediato. La Plataforma provee mecanismos para registrar esa preferencia por contacto. Si necesita ayuda para identificar al remitente, puede escribirnos a info@zyntello.com y le orientaremos.

6.5. Políticas aplicables

El tratamiento de la información por parte de WhatsApp LLC y Meta Platforms, Inc. se rige por sus propias políticas, incluidas la Política de Privacidad de WhatsApp y la Política de WhatsApp Business. Zyntello no controla el tratamiento que realizan dichas empresas.

7. Transferencias internacionales

Nuestros servidores están alojados en Estados Unidos. Al utilizar la Plataforma, los datos se transfieren y almacenan en ese país. Los procesadores de pago, el proveedor de correo saliente, WhatsApp y Meta, y los proveedores de inteligencia artificial también pueden tratar datos fuera del país de origen del Suscriptor.

Lo mismo ocurre, en menor medida, con las redes de distribución de contenido y los proveedores de tipografías web de la sección 5: sus servidores están repartidos por todo el mundo y el navegador se conecta al más cercano, de modo que la dirección IP del usuario puede tratarse fuera de su país. Es el único dato que reciben.

Para los titulares sujetos al Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, estas transferencias se amparan en las cláusulas contractuales tipo o en los mecanismos de transferencia que cada proveedor tenga vigentes. Puede solicitarnos información sobre el mecanismo aplicable escribiendo a info@zyntello.com.

8. Plazos de conservación

9. Sus derechos y eliminación de datos

9.1. Derechos que puede ejercer

Usted puede solicitar en cualquier momento:

• Acceso: conocer qué datos suyos tratamos y con qué finalidad.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Supresión o cancelación: eliminar sus datos cuando ya no sean necesarios.
• Oposición: oponerse a un tratamiento basado en interés legítimo.
• Portabilidad y limitación del tratamiento, donde la ley aplicable los prevea. Si usted es el Suscriptor, puede ejercer la portabilidad por su cuenta y en cualquier momento desde Configuración → Respaldo de datos (ver 9.4).
• Retirar un consentimiento otorgado previamente, sin efecto retroactivo.

9.2. Cómo ejercerlos

Escriba a info@zyntello.com desde el correo registrado o acreditando su identidad, indicando con claridad el derecho que ejerce. Responderemos en un plazo máximo de 15 días hábiles (o de un mes si le aplica el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea).

9.3. Solicitud de eliminación de datos

Si sus datos fueron cargados por una empresa Suscriptora —porque usted es su cliente, empleado, residente, deudor o participante— esa empresa es la responsable del tratamiento. En ese caso canalizaremos su solicitud con ella, se lo comunicaremos y colaboraremos para que sea atendida, pero la decisión final sobre la eliminación corresponde a dicha empresa.

Límites. La supresión no aplica a la información que debamos conservar por obligación legal, contable o tributaria (por ejemplo, comprobantes fiscales emitidos), ni a la necesaria para la defensa de reclamaciones. En esos casos, los datos se bloquean y se restringe su tratamiento hasta que venza el plazo legal de conservación.

Si considera que sus derechos no fueron atendidos adecuadamente, puede presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos o el tribunal competente de su país.

9.4. Respaldo y portabilidad autoservicio

El Suscriptor puede generar y descargar, cuando quiera y sin solicitarlo, una copia completa de los datos de sus empresas desde Configuración → Respaldo de datos. El archivo es un ZIP que contiene el volcado en formato SQL, un manifiesto con el detalle de qué se incluyó y un instructivo de restauración.

Responsabilidad sobre la copia descargada. Una vez descargado, el archivo queda bajo el control exclusivo del Suscriptor, que pasa a ser responsable de su custodia, de su cifrado si lo considera necesario y de su eliminación. Zyntello no puede recuperar, rastrear ni borrar copias que ya salieron de la Plataforma. Si el archivo contiene datos personales de terceros —clientes, empleados, residentes—, el Suscriptor sigue siendo el responsable de su tratamiento conforme a la sección 2.

Los respaldos generados se conservan en el servidor únicamente para su descarga: se guardan los 5 más recientes por Suscriptor y los anteriores se eliminan. La constancia de que un respaldo se generó y se descargó sí se conserva, para poder acreditar el ejercicio de la portabilidad.

10. Normativa por país

• República Dominicana — Ley No. 172-13 sobre Protección de Datos de Carácter Personal: derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición; reclamaciones ante los tribunales competentes.
• Unión Europea y Espacio Económico Europeo — Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), cuando resulte aplicable: bases jurídicas de la sección 3, derechos ampliados de la sección 9, notificación de brechas a la autoridad de control dentro de las 72 horas y derecho a reclamar ante la autoridad de control local.
• Colombia — Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios (régimen de habeas data): consultas y reclamos conforme a los procedimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Costa Rica — Ley 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales (PRODHAB).
• Venezuela — derecho constitucional de habeas data (artículo 28 de la Constitución) y normativa aplicable.
• Guatemala — a falta de una ley general de protección de datos, aplican las garantías constitucionales y esta Política como compromiso contractual exigible.
• México, cuando resulte aplicable — Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares: derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición ante el contacto de la sección 1.

En caso de conflicto, prevalece la norma imperativa del país del titular de los datos.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo, entre ellas:

• contraseñas almacenadas con algoritmos de hashing robustos, nunca en texto plano;
• cifrado del tráfico en tránsito mediante TLS;
• aislamiento estricto de datos entre suscriptores y entre empresas de un mismo suscriptor, aplicado de forma automática en cada consulta;
• control de acceso con dos alcances distintos: los usuarios del propio Suscriptor acceden a todas las empresas de la cuenta con los permisos de su rol, mientras que los usuarios internos —pensados para personal temporal o externo— quedan asignados a una sola empresa y sus permisos, configurados módulo por módulo, alcanzan únicamente los datos de esa empresa;
• verificación en dos pasos activable por el usuario, por correo electrónico o mediante una aplicación de autenticación del teléfono (estándar TOTP), con códigos de recuperación de un solo uso, bloqueo temporal tras varios intentos fallidos y aviso por correo de cualquier cambio en ella;
• cifrado en base de datos de las credenciales de integraciones de terceros;
• bitácora de auditoría de acciones sobre documentos y configuraciones;
• respaldos periódicos con verificación de integridad y copia fuera del servidor principal;
• el respaldo autoservicio del Suscriptor aplica el mismo aislamiento: se construye filtrando exclusivamente sus filas, excluye los datos técnicos comunes a la Plataforma y declara en su manifiesto qué quedó fuera;
• la sesión se cierra al cerrar el navegador, y en todo caso vence en el servidor a los siete días;
• pantalla de dispositivos conectados desde la que el usuario puede cerrar a distancia las sesiones abiertas en otros equipos.

Ningún sistema es completamente infalible. Si ocurriera una brecha que afecte a sus datos, la notificaremos conforme a la sección 14.

12. Acceso del personal de soporte de Zyntello

Para atender una incidencia puede ser necesario que un agente de soporte de Zyntello entre al espacio de trabajo del Suscriptor y vea sus datos. Esta sección explica con qué límites ocurre y cómo el propio Suscriptor puede comprobarlo.

• Con qué base. Es una operación necesaria para la ejecución del contrato de servicio: sin ella no podríamos diagnosticar ni corregir un fallo que afecte a los datos del Suscriptor. Zyntello actúa aquí como encargado del tratamiento, siguiendo instrucciones del Suscriptor, que es el responsable (ver sección 2).
• Con qué identidad. El agente nunca usa el usuario ni la contraseña de una persona del Suscriptor. Entra con una cuenta técnica distinta, y toda acción queda firmada con el nombre del agente real, no con el de la cuenta técnica ni con el de un usuario del cliente.
• Con qué alcance. La sesión de soporte nace en solo lectura. Para modificar cualquier dato, el agente debe elevarla declarando un motivo específico, y esa elevación caduca sola a los 30 minutos.
• Qué queda registrado. De cada acceso se guardan el agente, la fecha y hora de entrada y de salida, el motivo declarado, la dirección IP, si el acceso estaba autorizado por el Suscriptor o fue de emergencia, y —si la sesión se elevó— el detalle de cada dato modificado.
• Acceso de emergencia. Cuando no es posible obtener autorización previa y la incidencia lo exige, el agente puede entrar declarando el motivo. Ese acceso queda marcado como no autorizado y el propietario de la cuenta recibe un aviso.
• Cómo lo audita el Suscriptor. El propietario de la cuenta consulta en cualquier momento el historial completo en Configuración → Accesos de soporte, sin necesidad de solicitárnoslo.
• Qué NO hacemos. No accedemos a los datos de un Suscriptor con fines comerciales, estadísticos ni de entrenamiento de modelos, y no extraemos copias de su información fuera de lo necesario para resolver la incidencia.
• Registro de las credenciales. La cuenta técnica no puede usarse tecleando credenciales: solo se abre desde la propia herramienta de soporte, que exige que el agente haya verificado su identidad en dos pasos.

12.1. La mesa de ayuda y sus archivos adjuntos

Cuando el Suscriptor abre un caso de soporte se guardan el asunto, la descripción, toda la conversación posterior y los archivos que adjunte.

• El adjunto es lo que más cuidado exige. Para explicar un problema es habitual adjuntar una captura de pantalla del propio sistema, y ahí pueden aparecer datos personales de los clientes o empleados del Suscriptor: nombres, identificaciones, importes o saldos. Zyntello trata esa información como encargado, únicamente para resolver el caso.
• Se guardan en almacenamiento privado, no accesible por dirección pública: para descargar un archivo hay que haber iniciado sesión y pertenecer al Suscriptor dueño del caso.
• Solo comparta lo necesario. Si una captura contiene datos que no hacen falta para el diagnóstico, recomendamos ocultarlos antes de adjuntarla. El Suscriptor decide qué envía.
• Notas internas. El equipo de soporte puede añadir al caso anotaciones de trabajo que el Suscriptor no ve —diagnósticos preliminares, coordinación interna—. Forman parte del expediente del caso y se conservan con él.
• Conservación. Los casos y sus archivos se conservan mientras dure la relación contractual y por el plazo general de la sección 8; después se eliminan junto con el resto de los datos del Suscriptor.
• El correo enviado a soporte entra al sistema. Un mensaje dirigido a soporte@zyntello.com se incorpora automáticamente al caso: su texto y los archivos que lleve adjuntos se guardan en el expediente, con el mismo tratamiento y las mismas protecciones que los descritos arriba. Lo señalamos porque un correo se escribe con menos cautela que un formulario, y suele arrastrar el hilo anterior y adjuntos que se enviaron para otra cosa. Se recorta la cita del mensaje anterior para no duplicar información, y el archivo que exceda el tamaño admitido no se guarda: se anota su nombre en el caso para que el agente pueda pedirlo por otra vía.
• El asistente con inteligencia artificial. La plataforma incluye un asistente que responde dudas de uso. Cuando usted le pregunta, se envían a un proveedor de inteligencia artificial (Anthropic, actuando como subencargado) únicamente dos cosas: el texto de su pregunta y documentación de Zyntello sobre el módulo desde el que pregunta.
  • NO se envían datos de su negocio ni de sus clientes. Ni nombres, ni importes, ni saldos, ni registros de su base de datos. El texto que se manda se construye exclusivamente con nuestros manuales: el componente que lo arma no consulta la base de datos, y eso está verificado con una prueba automática que falla si algún día la consultara.
  • Lo único suyo que viaja es lo que usted escriba en la pregunta. Por eso le pedimos no incluir en ella datos personales de terceros: para explicar cómo se emite una factura no hace falta el nombre del cliente.
  • Las respuestas se guardan para no volver a consultar al proveedor ante la misma pregunta. Ese archivo contiene solo preguntas de uso y respuestas basadas en nuestra documentación.
  • El asistente no ejecuta acciones ni modifica su información: solo explica.
• Los correos que no se pueden identificar. Si un mensaje llega al buzón de soporte y no se puede determinar de qué Suscriptor proviene —porque el remitente no corresponde a ningún usuario registrado—, no se agrega a ningún caso: queda en una bandeja de revisión aparte, separada de los datos de cualquier Suscriptor, precisamente para no incorporar a la cuenta de un cliente información cuyo origen no está verificado. Un correo electrónico puede falsificar su remitente, y por eso no basta con que lo diga el mensaje.

13. Comunicaciones y marketing

• Comunicaciones transaccionales (verificación de identidad, códigos de acceso, avisos de facturación, alertas de seguridad, avisos de mantenimiento y cambios contractuales) se envían como parte del servicio y no requieren consentimiento adicional mientras exista una relación contractual vigente.
• Comunicaciones comerciales de Zyntello (novedades, boletines, ofertas) se envían únicamente con consentimiento previo, recogido mediante una casilla no premarcada. Conservamos registro de cuándo y cómo se otorgó.
• Baja: todo correo comercial incluye un enlace de cancelación de un solo clic. También puede solicitarla escribiendo a info@zyntello.com. La baja se procesa en un máximo de 72 horas y no afecta las comunicaciones transaccionales del servicio.
• Comunicaciones enviadas por los Suscriptores: si una empresa que usa Zyntello le envía mensajes por correo o WhatsApp, esa empresa es la responsable de contar con su consentimiento y de atender su baja (ver sección 6).

14. Cookies

La Plataforma utiliza exclusivamente cookies estrictamente necesarias para su funcionamiento:

• Cookie de sesión: mantiene al usuario autenticado mientras navega.
• Token de protección de formularios: evita el envío de peticiones fraudulentas desde sitios de terceros.
• Cookie de sesión recordada: solo si el usuario marca esa opción al iniciar sesión.
• Preferencia de última ubicación: permite retomar el trabajo donde se dejó al reanudar la sesión.

Puede eliminar o bloquear las cookies desde la configuración de su navegador, teniendo en cuenta que hacerlo impedirá iniciar sesión en la Plataforma.

14.1. Recursos servidos desde terceros

Cosa distinta de las cookies, y que conviene no confundir con ellas: parte de las tipografías, iconos y bibliotecas de la interfaz se sirven desde los servidores de terceros que enumera la sección 5. Ninguno de ellos instala cookies ni nos devuelve identificador alguno del usuario, pero la conexión existe, y en ella viaja su dirección IP.

Lo decimos porque la ausencia de cookies publicitarias no equivale a la ausencia de conexiones a terceros, y una política que solo hablara de cookies dejaría fuera lo que de verdad ocurre al abrir una pantalla.

15. Notificación de incidentes de seguridad

Si ocurre una brecha de seguridad que afecte datos personales, evaluaremos el riesgo y notificaremos:

• a los Suscriptores afectados, sin dilación indebida, con la información disponible sobre el alcance, las categorías de datos comprometidos y las medidas adoptadas;
• a las autoridades competentes cuando la ley lo exija —dentro de las 72 horas siguientes a tener constancia, en el caso del RGPD—;
• a los titulares, cuando la brecha suponga un riesgo alto para sus derechos y libertades y la ley aplicable lo requiera.

Cuando actuemos como encargado, la notificación se dirige al Suscriptor responsable, a quien corresponde comunicar a los titulares y a la autoridad.

16. Menores de edad

La Plataforma está dirigida exclusivamente a empresas y profesionales, y no está destinada a menores de 18 años. No recolectamos conscientemente datos de menores como usuarios del servicio. Si un Suscriptor registra datos de menores en el ejercicio de su actividad, es su responsabilidad contar con la autorización de los padres o tutores conforme a la ley aplicable.

17. Decisiones automatizadas e inteligencia artificial

Algunos módulos ofrecen funciones asistidas por inteligencia artificial, principalmente la extracción de datos de facturas y documentos y sugerencias estadísticas sobre información histórica.

• No tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas. Toda evaluación con consecuencias —por ejemplo, la aprobación de un crédito en el módulo Prestamello— requiere la intervención y la decisión de un usuario humano.
• La revisión humana es obligatoria: el resultado del modelo se presenta como borrador y no genera efectos contables, fiscales o de inventario hasta que un usuario lo valida.
• La función es opcional, está desactivada por defecto y requiere que el Suscriptor la habilite con sus propias credenciales del proveedor de inteligencia artificial.
• No utilizamos los datos de los Suscriptores para entrenar modelos propios. El tratamiento por parte del proveedor de inteligencia artificial se rige por los términos que el Suscriptor haya aceptado con ese proveedor.

18. Cambios a esta Política

Publicaremos cualquier modificación en esta misma página, actualizando la fecha de última actualización. Si el cambio es sustancial, lo notificaremos por correo electrónico o mediante un aviso destacado en la Plataforma con al menos 30 días de antelación a su entrada en vigor. Las versiones anteriores están disponibles a solicitud.

19. Contacto

Para cualquier consulta o solicitud relacionada con privacidad y protección de datos:

• Zyntello, S.R.L. — República Dominicana
• Correo electrónico: info@zyntello.com
• Teléfono y WhatsApp: +1 829 639 9877
• Sitio web: https://zyntello.com

Consulte también nuestros Términos del Servicio y las instrucciones para la eliminación de datos.

20. Control de cambios

Registro completo y acumulativo de todas las versiones de esta Política desde su primera publicación. Cada entrada indica la versión, la fecha de entrada en vigor y qué cambió. Las entradas anteriores no se modifican ni se eliminan.

Puede solicitar una copia del texto completo de cualquier versión anterior escribiendo a info@zyntello.com.