Nómina en Costa Rica: la CCSS, el aguinaldo y la provisión que salva diciembre
El aguinaldo no es un gasto de diciembre: es un gasto de todo el año que se paga en diciembre. Y las cargas sociales costarricenses son de las más altas de la región.
Las cargas sociales pesan, y conviene saberlo antes de contratar
Costa Rica tiene una de las cargas sociales más altas de Centroamérica, repartida entre lo que se le descuenta al trabajador y lo que aporta la empresa. Quien viene de otro país de la región y presupuesta con las cifras de allá se lleva una sorpresa de dos dígitos.
El aporte cubre el seguro de enfermedad y maternidad, el régimen de invalidez, vejez y muerte, y varios fondos adicionales. A eso se suma la póliza de riesgos del trabajo, que es obligatoria y va aparte.
La planilla se reporta y se paga con una periodicidad fija. Un trabajador no reportado no es un ahorro: es una contingencia que aparece en la primera inspección, con los períodos atrasados recalculados.
El aguinaldo: el mes trece que hay que ir guardando
El aguinaldo es un salario adicional que se paga en diciembre, calculado sobre lo devengado durante el período que corresponde. Y aquí está el problema de caja más repetido:
Se genera durante todo el año y se paga de una vez. La empresa que no lo provisiona mes a mes llega a diciembre con un mes entero de nómina extra que no estaba en el presupuesto, justo cuando además hay cierre y vacaciones.
La solución es contable y es sencilla: apartar una doceava parte cada mes. Lo difícil no es el cálculo, es acordarse — y por eso conviene que lo haga el sistema y no una hoja.
- Se calcula sobre el promedio de lo devengado en el período correspondiente, no sobre el sueldo de diciembre.
- Entran los conceptos que forman parte del salario, y ahí es donde se cometen los errores: comisiones, horas extras, bonos regulares.
- Un trabajador que entró a mitad de período cobra la parte proporcional.
Vacaciones y liquidación
Las vacaciones se generan según el tiempo trabajado y, igual que en el resto de la región, los días acumulados y no disfrutados son una deuda de la empresa que conviene provisionar.
En la liquidación entran además el preaviso y la cesantía, con sus propias escalas según la antigüedad y el motivo de la salida. El mecanismo de fondo es el mismo que describimos para la cesantía dominicana, aunque las escalas y los topes cambian.
Qué debería resolver el sistema
- Calcular la planilla con las cargas de empleado y empresa separadas, para que el coste real esté a la vista.
- Provisionar aguinaldo y vacaciones cada mes, sin que nadie se acuerde.
- Generar el reporte de planilla desde el mismo cálculo con el que se pagó.
- Simular una liquidación antes de ejecutarla, con el motivo de salida correspondiente.
Los porcentajes de las cargas sociales y los topes se actualizan periódicamente. Confirma las cifras vigentes con la CCSS o con tu asesor laboral antes de presupuestar.