Nómina en Colombia: por qué el coste real es mucho más que el salario
Seguridad social, parafiscales y prestaciones. Qué se paga encima del sueldo, qué provisionar y por qué el salario integral no siempre conviene.
El coste de un empleado tiene tres capas
Colombia es, probablemente, el país de la región donde más se separa el salario del coste real. Quien presupuesta por el sueldo se queda corto de forma sistemática, porque encima hay tres capas distintas:
- Seguridad social. Salud, pensión y riesgos laborales. Una parte la descuenta el empleado de su sueldo y otra la aporta la empresa. El riesgo laboral depende de la actividad: no es el mismo para una oficina que para una obra.
- Parafiscales. Aportes a formación, bienestar familiar y caja de compensación. Van enteros a cargo de la empresa y hay casos de exoneración según el nivel salarial.
- Prestaciones sociales. Prima, cesantías con sus intereses y vacaciones. No se pagan con la nómina del mes: se acumulan y se pagan en fechas concretas.
Las prestaciones son el motivo por el que una empresa colombiana puede tener el año cuadrado y aun así quedarse sin caja en junio y en diciembre: esos meses concentran pagos que se generaron durante todo el año.
Las cesantías: el mecanismo que más se entiende mal
Las cesantías no se le pagan al trabajador cada mes ni se quedan en la empresa. Se acumulan durante el año y se consignan en un fondo en la fecha que corresponde. Además generan un interés anual a favor del trabajador, que sí se le paga directamente.
Los errores que vemos:
- No provisionarlas mes a mes, y descubrir el importe completo justo antes de la fecha de consignación.
- Calcular el interés sobre el saldo equivocado, o sobre un período que no corresponde.
- No contemplar los retiros parciales autorizados, que cambian el saldo.
- Olvidar que un trabajador que entró a mitad de año tiene una base proporcional, no completa.
El auxilio de transporte y la base de cada cosa
Un detalle pequeño que descuadra muchas nóminas: el auxilio de transporte se paga por debajo de cierto nivel salarial, y entra en la base de unas cosas y no de otras. Meterlo donde no va o dejarlo fuera donde sí va cambia prestaciones y aportes a la vez.
El principio general sirve para todo: cada concepto de pago tiene que estar clasificado una sola vez —si cotiza, si es base de prestaciones, si es salarial o no— y que el cálculo lo herede. Clasificarlo en cada nómina es garantizar que un mes se hará distinto.
El salario integral no es automáticamente mejor
Por encima de cierto nivel salarial se puede pactar un salario integral, que incorpora las prestaciones dentro del propio salario. Simplifica mucho la nómina, y por eso se propone a menudo como solución.
Pero no siempre conviene, y la decisión no es de nómina: es de costes y de negociación. Lo que sí es seguro es que tiene un mínimo legal y unas reglas propias, y aplicarlo mal deja a la empresa expuesta.
A esto se suma la nómina electrónica, que hay que transmitir con su periodicidad. Se alimenta del cálculo: si el cálculo está mal clasificado, el envío también. Lo tratamos junto con la factura electrónica y la DIAN.
Porcentajes, topes, niveles de exoneración y el mínimo del salario integral se actualizan cada año. Confirma las cifras vigentes con tu asesor laboral: aquí se explica el mecanismo.