Costa Rica: la clave numérica, el consecutivo y la respuesta del receptor
En Costa Rica el comprobante no acaba al enviarlo: el receptor responde. Qué es la clave numérica, por qué el consecutivo no se puede improvisar y qué pasa si no aceptas.
Dos números que la gente confunde
El sistema costarricense trabaja con dos identificadores distintos, y mezclarlos es el origen de buena parte de los problemas:
- La clave numérica identifica el comprobante de forma única a nivel nacional. Se compone siguiendo una estructura fija, y cualquier desviación la invalida.
- El consecutivo es tu numeración: lleva la sucursal, el terminal y el tipo de documento. Es tuyo, pero su formato está definido.
La consecuencia: ninguno de los dos se puede «inventar» ni reasignar. Si tu sistema permite editar a mano cualquiera de ellos, tarde o temprano vas a tener dos documentos peleándose por el mismo número.
Lo que casi nadie tiene montado: la respuesta del receptor
Aquí está la particularidad que más se pasa por alto. En Costa Rica no basta con que tú emitas: cuando recibes un comprobante, se espera que respondas —aceptándolo, aceptándolo parcialmente o rechazándolo—.
Y eso convierte una tarea que parecía de ventas en una tarea de compras. Si tu proveedor te factura algo que no pediste, o con un precio que no es, la respuesta no es una llamada: es un rechazo documentado.
Las empresas que solo montan la parte de emisión descubren esto meses después, con una acumulación de comprobantes recibidos sin responder. No hay un error que avise: simplemente no se hizo.
El formato cambia, y cambiarlo no es opcional
El esquema del comprobante ha ido evolucionando por versiones, y cada cambio de versión tiene una fecha a partir de la cual la anterior deja de aceptarse. Es un mantenimiento recurrente, no una instalación.
Eso es algo a preguntar antes de elegir sistema: quién se encarga de actualizar el formato cuando Hacienda publica una versión nueva, y si eso viene en la suscripción o se factura aparte. En un sistema que no lo actualiza, la fecha del cambio es el día en que dejas de poder facturar.
Lo que conviene tener resuelto
- La identificación del receptor, validada al capturarla. Cédula física, jurídica, DIMEX o NITE tienen formatos distintos y no son intercambiables.
- Los consecutivos por sucursal y terminal, saliendo de un único sitio, aunque facturen varios puntos a la vez.
- La bandeja de comprobantes recibidos, con los que faltan por responder a la vista.
- La cola de envíos pendientes, para que una caída del enlace no se convierta en documentos que nunca llegaron.
Las versiones del formato y los plazos los publica Hacienda y se actualizan periódicamente. Confirma la versión vigente y tus obligaciones concretas con Hacienda o con tu contador.