El fondo fijo se comprueba sumando
Efectivo que queda más comprobantes pendientes debe dar el tope. Si no da, hay algo que buscar hoy y no a fin de mes.
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Fondos con su tope, comprobantes con su aprobación y reembolsos que reponen exactamente lo gastado. La comprobación de un fondo fijo es una suma, y aquí esa suma da siempre.
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Sin Caja Chica
La caja chica se lleva en un sobre y una libreta, así que nadie sabe cuánto queda hasta que se acaba. El gasto sin comprobante se descubre al reponer, cuando ya no hay a quién preguntarle, y a fin de año la contabilidad tiene un renglón que nadie puede explicar.
Lo que resuelve
Efectivo que queda más comprobantes pendientes debe dar el tope. Si no da, hay algo que buscar hoy y no a fin de mes.
Solo los comprobantes aprobados entran en un reembolso. Los que están en borrador no son gasto reconocido, y por eso no reponen nada.
Su importe tiene que ser la suma de sus comprobantes. Con esa regla, el fondo vuelve a su tope sin cuadres a mano.
Uno por sucursal, por área o por persona, cada uno con su tope. El tope es la exposición: lo máximo que puede faltar.
El reembolso se administra desde CxP como cualquier pago. Deja de ser un movimiento aparte que nadie contabiliza.
El comprobante lleva su concepto y su cuenta contable, así que el gasto menudo aparece clasificado en vez de en un renglón único.
Cómo funciona
Con su tope, su responsable y el efectivo que se le entrega.
Cada uno con su comprobante, su concepto y su cuenta.
Se agrupan los aprobados y el reembolso devuelve el fondo a su tope.
En el detalle
Es la distinción que evita discusiones. Lo no respaldado no se deduce y, además, alguien tiene que responder por ello.
Y bajarlo obliga a devolver la diferencia. No es un número de configuración: es una decisión de caja.
Un reembolso aprobado pero no pagado deja el fondo corto. Es la confusión que hace que el responsable se quede sin efectivo.
Es lo que se revisa al aprobar. «Varios» es exactamente lo que después nadie puede justificar ante una auditoría.
Compartir un fondo entre dos personas hace imposible saber a quién preguntarle por una diferencia.
Cuánto dinero de la empresa está repartido en fondos ahora mismo. Suele ser más de lo que la gente cree.
Para quién es
Transporte, mensajería, materiales, café.
Y cada una lleva su efectivo con su propio criterio.
Y el descuadre aparece al reponer, no antes.
Dudas habituales
Sí, uno por sucursal, área o persona, cada uno con su tope y su responsable.
Sumando: el efectivo que queda más los comprobantes pendientes de reponer debe dar el tope del fondo.
No. Solo entran en un reembolso los comprobantes aprobados; los borradores quedan fuera hasta que alguien los revise.
Sí: el reembolso se administra desde Cuentas por Pagar como cualquier otro pago.
Cada comprobante lleva su cuenta, así que el gasto menudo queda clasificado y genera su asiento.
Ese importe no es gasto: es dinero que falta, y queda señalado como tal para que alguien responda por él.
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