Cada turno, su sesión
La caja abre con un fondo contado y un responsable con nombre. Lo que pase mientras esté abierta es de ese turno, no de «la caja».
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Cada caja abre con su fondo, cobra las facturas de contado y cierra con un arqueo que compara lo contado con lo esperado. El faltante aparece el mismo día y con nombre, no tres semanas después en la contabilidad.
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Sin Caja (POS)
El efectivo se cuenta al final del día contra un papel, y si no cuadra ya no hay forma de saber en qué cobro fue. Quien estuvo en el mostrador se fue hace horas, la factura de contado está en un talonario y el depósito al banco se hace por otro lado, así que el banco y la caja nunca dicen lo mismo.
Lo que resuelve
La caja abre con un fondo contado y un responsable con nombre. Lo que pase mientras esté abierta es de ese turno, no de «la caja».
Cuentas el efectivo real, el sistema dice lo esperado y registra el sobrante o el faltante. La diferencia queda escrita, no discutida.
Cobrar de contado en el mostrador salda la factura del cliente en el acto. No hay que pasarlo después a cuentas por cobrar.
El efectivo que sale de la caja entra en la cuenta bancaria como un solo movimiento. Deja de haber dos cifras que alguien tiene que cuadrar a mano.
Una caja en pesos y otra en dólares en el mismo local, cada una con su arqueo. Útil donde se cobra en las dos.
Un gasto menor o un ingreso puntual se registran en la sesión abierta, así que el arqueo del cierre los tiene en cuenta en vez de convertirse en un faltante.
Cómo funciona
Al empezar el turno se cuenta el efectivo inicial y se abre la sesión. A partir de ahí la caja está operando.
Las facturas de contado en efectivo entran a la caja abierta y saldan la cuenta del cliente en el momento.
Se cuenta el efectivo real, el sistema compara y deja escrito el sobrante o el faltante del turno.
En el detalle
Pausada deja consultar pero no cobrar, para el rato del almuerzo o el cambio de turno. Cerrarla exige el arqueo, así que no se cierra «para un momento» y se pierde la cuenta.
La diferencia del arqueo queda guardada con su fecha y su turno. Un faltante que se ajusta sin dejar rastro es un faltante que se repite.
Puede parecer un estorbo, pero es lo que impide que un cobro caiga fuera de todo turno y aparezca como un descuadre sin dueño.
Pagar el agua o un mandado con el efectivo de la caja es normal. Lo que no puede ser es que no quede anotado: al cerrar se convierte en un faltante que nadie sabe explicar.
El depósito saca el efectivo de la caja y lo mete en la cuenta bancaria a la vez. Si son dos apuntes separados, tarde o temprano uno se hace y el otro no.
Queda el documento del cierre con lo esperado, lo contado y la diferencia. Es lo que se firma, y lo que evita la conversación de «yo entregué todo».
Para quién es
Ferretería, farmacia, tienda o repuestos: donde se cobra de contado y hay que cuadrar al cerrar.
Cuando más de una persona toca el mismo efectivo, el descuadre necesita un turno con nombre para poder resolverse.
Cada local con sus cajas y su arqueo, y todo llegando a la misma contabilidad sin que nadie recopile nada.
Dudas habituales
No para empezar: funciona desde el navegador en cualquier computadora o tableta. Si ya tienes impresora de tickets o gaveta, se pueden conectar.
Caja está pensada para cobrar lo que se factura, así que su sitio natural es junto a Facturación. Funcionando juntas, el cobro salda la factura sin teclear nada dos veces.
Se cierra igual, con la diferencia registrada como sobrante o faltante. Tapar el descuadre para que el cierre salga redondo es lo que impide encontrar la causa.
Sí. Cada caja lleva su sesión, su fondo y su responsable, así que dos mostradores del mismo local no se mezclan.
Con el depósito, que saca el dinero de la caja y lo registra en la cuenta bancaria en un solo movimiento. Al conciliar el banco, la cifra ya está puesta.
Sí, y conviene: el arqueo solo cuenta el efectivo, así que separar la tarjeta evita que un cobro con plástico parezca un sobrante al cerrar.
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